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Invierte 5 minutos en comunicar bien para no perder 5 horas corrigiendo despues. Delegar no es decir "tu hazlo." Es invertir 5 minutos en comunicar bien para no perder 5 horas corrigiendo despues.

Si cada vez que delegas algo sale diferente a lo que esperabas, el problema no es tu equipo. Es que no le dijiste que esperabas. Esta plantilla te da los 7 campos que necesitas comunicar antes de soltar una tarea.

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Los 7 campos del encargo completo

Antes de delegar cualquier tarea que importa, llena estos 7 campos. Si no puedes llenarlos, todavia no estas listo para soltar la tarea. No es burocracia — es claridad.

Ejemplo1. QUE necesito — el resultado esperado, no el metodo. 2. POR QUE importa — el contexto: para que sirve esto. 3. PARA CUANDO — fecha y hora concretas. 4. CON QUE CALIDAD — como se ve "bien hecho." 5. QUE PUEDE DECIDIR SOLO/A — y que me consulta antes de actuar. 6. CON QUE RECURSOS CUENTA — presupuesto, herramientas, personas, informacion. 7. CUANDO REVISAMOS — el punto de control.

Tip:El campo 5 (autonomia) es el mas importante y el que casi nadie llena. Definir que puede decidir solo evita microgesion y paralisis al mismo tiempo.

Como llenar cada campo

Cada campo tiene una version incorrecta y una correcta. La diferencia entre delegar bien y delegar mal esta en 5 minutos de claridad.

GuionQUE necesito: Mal: "Hazme un reporte." Bien: "Necesito un reporte de 2 paginas con las ventas del mes por zona, comparadas con el mes anterior, con una conclusion sobre que zona necesita atencion." POR QUE importa: Mal: (no decir nada) Bien: "Este comparativo lo voy a presentar al director el jueves. Con esto decidimos el proveedor del ano." PARA CUANDO: Mal: "Para cuando puedas" / "lo antes posible" Bien: "Para el miercoles 18 a las 2 PM. El lunes a mediodia me mandas un avance del 50%." CON QUE CALIDAD: Mal: "Que quede bien." Bien: "Formato similar al que hicimos para el cliente X. Maximo 2 paginas. Con graficas, no solo tablas." QUE PUEDE DECIDIR SOLO/A: Mal: "Cualquier cosa preguntame." (microgestion) / no decir nada (abandono) Bien: "Puedes elegir el formato y el orden. Si el costo supera $50,000, consultame antes." CON QUE RECURSOS CUENTA: Mal: (no decir nada) Bien: "Los datos estan en el sistema, carpeta X. Si necesitas datos de zona sur, pidelos a [nombre]." CUANDO REVISAMOS: Mal: "Me avisas cuando termines" / "mandame avance diario" Bien: "El lunes a mediodia revisamos el 50%. Si te atoras antes, mandame un mensaje."

Los errores mas comunes al delegar

Estos patrones son los que hacen que la delegacion falle una y otra vez. La buena noticia: todos se resuelven con los 7 campos.

Ejemplo1. Solo decir QUE — la persona no sabe el nivel de calidad ni la prioridad. Solucion: llenar los 7 campos. 2. No dar el POR QUE — la persona toma decisiones sin contexto. Solucion: siempre dar el contexto. 3. Fecha vaga — la persona no prioriza bien. Solucion: fecha + hora concretas. 4. No definir autonomia — microgestion o paralisis. Solucion: campo 5 obligatorio. 5. Cero checkpoints — te enteras de los problemas al final. Solucion: al menos 1 punto intermedio. 6. Encargar y olvidar — la persona se atora y no dice nada. Solucion: preguntar "como vas?"

Ejemplo completo

Asi se ve un encargo completo bien llenado. Toma 3-5 minutos. Ahorra horas de retrabajo.

Ejemplo1. QUE: Propuesta comparativa de 3 proveedores de capacitacion en liderazgo. 2 paginas maximo con: nombre, experiencia en industria, metodologia, precio, disponibilidad y recomendacion. 2. POR QUE: Lo presento al director el jueves para definir con quien trabajamos este semestre. 3. PARA CUANDO: Miercoles 18 a las 14:00. Avance del 50% el lunes 16 al mediodia. 4. CALIDAD: Formato similar al comparativo que hicimos para los uniformes. Con tabla resumen. Sin errores de ortografia. 5. DECIDE SOLO: Puede contactar proveedores, pedir cotizaciones, elegir el formato. ME CONSULTA si algun proveedor pide reunion presencial o si el precio supera $80,000. 6. RECURSOS: Lista de 5 proveedores sugeridos (adjunta). Presupuesto aprobado: $60,000-$80,000. Contactar a [nombre] en RH si necesita el perfil de participantes. 7. REVISAMOS: Lunes 16, 12:00. Si se atora, WhatsApp directo. Respondo antes de las 16:00.

Esta guia es un recurso orientativo de productividad. No sustituye un programa formal de desarrollo de competencias de liderazgo.

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Preguntas frecuentes

Lo que casi siempre nos preguntan

Tengo que llenar esto para cada tarea?

No. Usalo para las tareas que importan: las que tienen fecha, las que son nuevas para la persona, las que tienen poco margen de error o las que ya fallaste delegando antes. Para las tareas rutinarias que la persona ya domina, basta con los campos 1 y 3.

No es demasiada burocracia?

3-5 minutos de claridad antes no es burocracia. Burocracia es rehacer la tarea 3 veces porque no comunicaste bien. La plantilla no es un formato — es una conversacion estructurada.

Que hago si la persona no cumple aun con el encargo completo?

Si llenaste los 7 campos y la persona no cumplio, el problema ya no es de comunicacion. Ahora si puedes tener la conversacion de desempeno con datos concretos: "Te dije que, para cuando, con que calidad y que podia decidir sola. Que paso?"

Puedo usar esto con mi jefe, no solo con mi equipo?

Si. Si tu jefe te dice "encargarte de esto" sin mas contexto, usa los 7 campos como preguntas: "Para cuando lo necesitas? Como se ve bien hecho? Que puedo decidir solo?" Es una forma profesional de pedir claridad.